Pourquoi avoir adopté cette politique?
Les renseignements personnels (ci-après les « renseignements ») que vous nous confiez sont indispensables pour la réalisation de notre mission. Nous savons qu’ils sont précieux et nous sommes déterminés à tout mettre en œuvre pour les protéger.
C’est pourquoi nous avons adopté cette politique, dans laquelle nous décrivons nos pratiques visant à protéger vos renseignements et votre vie privée. Notre objectif est d’être transparent avec vous. Cette politique s’applique à l’utilisation et à la communication de tout renseignement recueilli, ainsi qu’à la façon dont la maison des jeunes recueillent les renseignements en question.
La personne désignée à la protection des renseignements personnels et de la vie privée est responsable de ces pratiques appliquées au sein de la Maison des jeunes. Pour toute question sur cette politique vous pouvez lui écrire à l’adresse suivante : direction@lasymbiose.com
Quel type de renseignements nous pouvons recueillir et auprès de qui?
Renseignements pour vous identifier:
Membres jeunes et Adultes
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Noms
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Date de naissance
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Coordonnées
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Adresse électronique
Membres Bénévoles
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Noms
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Date de naissance
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Coordonnées
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Adresse électronique
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Renseignements figurant sur une pièce d’identité (permis de conduire ou passeport ou carte d’assurance Maladie)
Employés
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Noms
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Date de naissance
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Coordonnées
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Adresse électronique
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Renseignements figurant sur une pièce d’identité (permis de conduire ou passeport ou carte d’assurance Maladie)
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Tout autre document lié à la situation d’emploi
Auprès de qui nous recueillons vos renseignements :
Nous pouvons recueillir vos renseignements directement auprès de vous lorsque vous communiquez ou interagissez avec nous. Nous pouvons également recueillir vos renseignements de manière indirecte et à partir d’autres sources. Lorsque requis, nous obtenons votre consentement.
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Plateforme de collecte de fonds et de données
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Outils de sondage
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Plateforme de gestion d’infolettres
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Courriel
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Vérification d’empêchement judiciaire (bénévoles et employés)
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Dans le cas d’un jeunes de moins de 14 ans , nous sommes tenus par la loi d’obtenir le consentement de leur parent ou tuteur
Comment nous utilisons et communiquons vos renseignements et avec qui?
Nous utilisons et communiquons vos renseignements pour:
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Gérer notre liste de membre actifs
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Gérer notre liste de bénévoles et de donateurs
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Vous transmettre des informations concernant l’organisation et ses activités
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Communiquer avec vous en utilisant les coordonnées que vous nous avez fournies (par la poste, courriel, message texte, appels, médias sociaux)
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Mieux vous connaitre et comprendre vos besoins
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Améliorer notre offre de services
Avec qui nous communiquons vos renseignements :
La communication, à des fins légitimes, de vos renseignements avec d’autres personnes est parfois nécessaire. Il peut s’agir, par exemple, d’une communication obligatoire selon la loi, nécessaire pour protéger votre sécurité et celles des personnes qui fréquentent l’organisme. En tout temps, nous nous engageons à limiter les renseignements au strict nécessaire et à obtenir votre consentement, lorsque requis.
Nous veillons à l’intégrité, la sécurité et la confidentialité de vos renseignements. En aucun cas, nous ne vendons ni ne fournissons de listes de membres à des tiers pour des fins de marketing.
Nous communiquons vos renseignements avec :
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Vérification d’empêchement judiciaire (bénévoles et employés)
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DPJ (selon la loi de la LPJ)
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Parent ou tuteur
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Agendrix (gestion employé)
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Employeur D (gestion employé)
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Registraire des entreprises (Membres du Conseil d’administration)
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Bailleur de fonds
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Base de données des activités journalière de l’organisation.
Les fournisseurs de services:
Nous sélectionnons les fournisseurs de services avec beaucoup de soin. Tous ceux qui ont accès à vos renseignements signent une entente de confidentialité avec nous et s’engagent à n’utiliser vos renseignements que pour les fins mentionnées dans l’entente et à leur accorder le même niveau de protection que nous offrons.
Quand nous devons obtenir ou pas votre consentement :
Nous n’utilisons vos renseignements qu’avec votre consentement ou si la loi nous le permet. Nous obtenons votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels lorsque :
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nous devons utiliser vos renseignements pour une fin différente de celles pour lesquelles vous avez déjà donné votre consentement
De plus, nous n’obtenons pas votre consentement dans certaines situations prévues par la loi, pour :
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se conformer à une ordonnance d’un tribunal ou autre demande contraignante
Quels sont vos droits et comment les exercer:
Droit de fournir ou pas vos renseignements. Vos renseignements vous appartiennent. Vous avez le droit de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels. Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais.
Droit de refuser que nous utilisions vos renseignements pour certaines fins:
Vous pouvez refuser que nous utilisions vos renseignements pour :
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Vous transmettre nos infolettres ou tout autre outil de promotions de nos services
La Maison des jeunes peut vous partager informations sur les activités qui pourraient vous intéresser. Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à en recevoir. Il peut y avoir un délai avant que vous cessiez de recevoir nos infos lettres.
Comment faire pour refuser:
Vous pouvez refuser en tout temps à recevoir nos outils promotionnels en communiquant directement avec l’organisme à l’adresse suivante :direction@lasymbiose.com Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais.
Droit d’accéder à vos renseignements:
Vous pouvez demander à consulter les renseignements que nous détenons sur vous, sauf si la loi prévoit des limites à cette demande.
Comment faire pour consulter vos renseignements
Vous devez faire une demande :
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par écrit ou par courriel, auprès de l’organisme
Nous traiterons votre demande dans un délai de 20 jours ou dans un délai plus long si la loi le prévoit. Vous serez informé si le délai est plus long que 20 jours.
Droit de faire corriger vos renseignements:
Vous pouvez et devez corriger les renseignements inexacts vous concernant. Pour pouvoir offrir un service de qualité, il est essentiel que vos renseignements soient justes et complets. À cet effet, nous comptons sur vous pour nous aider à maintenir la qualité des renseignements que nous détenons en nous informant de tout changement.
Quelles sont nos mesures de sécurité pour conserver vos renseignements
Conservation d’une durée limitée:
Nous conservons vos renseignements personnels seulement pour la durée nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis ou pour une durée plus longue lorsque la loi l’exige ou l’autorise. Lorsque vos renseignements ne sont plus nécessaires, nous employons des efforts raisonnables pour les détruire de façon sécuritaire.
Lieux de conservation:
Vos renseignements sont gardés dans nos bases de données et protégés par mot de passe, toute copie physique est détruite après sa numérisation.
Programme de sécurité des renseignements
Nous déployons des efforts importants afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, et l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisé et contre toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement. Nous avons mis en place un programme de sécurité pour suivre l’évolution constante des menaces à la sécurité des renseignements. Les mesures adoptées dans notre programme de sécurité sont :
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protéger les infrastructures au moyen d’accès sécurisé à nos locaux et des emplacements sécuritaires pour nos équipements, etc.
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limiter les personnes ayant accès à vos renseignements. Ainsi, seuls les employés qui ont besoin de consulter vos renseignements dans le cadre de leur travail y ont accès.
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gérer les mots de passe et mettre en place des pare-feu.
Comment nous pouvons modifier cette politique :
Nous pouvons modifier cette politique de temps à autre. Vous serez informé par un avis affiché sur notre site Internet et par tout autre moyen approprié pour vous joindre.
Comment nous rejoindre pour une question, un commentaire ou une plainte:
Vous pouvez communiquer avec nous de la façon suivante :
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en nous écrivant à direction@lasymbiose.com
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à notre responsable de la protection des renseignements personnels et de la vie privée, dont les coordonnées apparaissent au début de ce documenté
Notre engagement
La Maison des jeunes s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels de ses employés, bénéficiaires, donateurs et autres parties intéressées. Nous reconnaissons que pour garder la confiance que le public nous accorde, nous devons faire preuve de transparence et de responsabilité dans la gestion adéquate des renseignements recueillis et contenus dans nos dossiers.
Dans le cadre de nos divers projets et activités, il arrive souvent que nous recueillions et utilisions des renseignements personnels. Toute personne de qui nous recueillions des renseignements personnels doit pouvoir s’attendre à ce qu’ils soient protégés avec soin et utilisés avec son consentement.
Définition des renseignements personnels
Les renseignements personnels représentent toute information permettant d’identifier une personne. Il s’agit du nom, de l’adresse du domicile, du numéro de téléphone, de l’âge, du sexe, de l’état matrimonial ou familial, d’un numéro d’identification, d’information financière, d’information sur le don, du niveau de scolarité, etc. Tous les renseignements personnels seront traités comme sensibles.
Utilisation des informations recueillies
Pour devenir membre de la maison des jeunes, nous demandons quelques informations de base : nom, sexe, date de naissance, adresse, téléphone, courriel, coordonnées des parents, numéro d’assurance maladie, école fréquentée et renseignements médicaux de base (ex. allergies). Cela nous permet de dresser un meilleur portrait de nos membres et de les rejoindre au besoin.
L'accès aux données est limité aux employés de l’organisme et cela, uniquement dans l'exercice de leur travail.
Nous n'utilisons les renseignements communiqués par les jeunes que pour intervenir, illustrer des situations en rapport avec le contenu de notre site Internet ou de notre Rapport d’activités annuel, et collecter de l'information démographique sur le type de jeunes que nous recevons.
Il se peut que dans le cadre de partenariats de recherche ou de développement d'outils d'aide à l'intervention, nous transmettions ces données à des tiers tout en conservant la confidentialité et l'anonymat des personnes concernées.
Transmission de vos coordonnées à des tiers
En aucun temps ces renseignements ne seront rendus publics ou vendus, ni communiqués à des tiers sans le consentement des personnes concernées, sauf aux termes d’une contrainte légale (par témoignage en justice, interrogatoire, demande de documents, citation à comparaître, demande d’enquête au civil ou autre procédure semblable suivant une ordonnance d’un tribunal compétent, ou afin de se conformer aux conditions applicables imposées par un organisme gouvernemental ou une autre autorité de réglementation, ou autres obligations légales).